Die Anlaufstelle im Sigma-Zentrum
Die Patientenadministration ist die erste Anlaufstelle für Interessenten, die sich in unserer Klinik behandeln lassen wollen. Diese Abteilung unterteilt sich in drei wesentliche Aufgabenbereiche:
- Bettendisposition
- Kostensicherung
- Wahlleistungsmanagement
Die drei Bereiche greifen auch ineinander und erfordern somit einen engen Austausch unter den Kolleginnen. Jeden Morgen findet eine Teambesprechung statt, in der wichtige Themen ausgetauscht werden und der Tagesablauf besprochen wird.
Aufnahmen
Zur Patientenadministration gehören auch die Aufnahmegespräche der anreisenden Patienten. Während der Aufnahme werden mit den Patienten die einzelnen Dokumente besprochen, die unterzeichnet werden müssen. Wichtig dabei ist, auf die Patienten einzugehen und diese nicht mit dem „Papierkram“ zu überfordern. Als Erstes sollten der Krankenhausvertrag und die Behandlungsvereinbarung unterzeichnet werden, denn ohne diese dürfen keine Behandlungen stattfinden. Alle Dokumente und Patienteninformationen werden im System erfasst und bei Bedarf an interne Abteilungen kommuniziert.
Einweiser-Gespräche
Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Entgegennahme von Patientenanmeldungen der einweisenden Ärzte über das sogenannte Einweiser-Telefon. Im Sigma-Zentrum wird den einweisenden Ärzten der Service angeboten, dass sie über eine „exklusive Telefonnummer“ ihre Patienten anmelden und mit dem zuständigen Arzt im Sigma-Zentrum verbunden werden. Dieses Telefon wird von den Mitarbeitern der Patientenadministration und den zuständigen Ärzten Montag bis Freitag ab 8.00 Uhr bis 16.30 Uhr betreut. Außerhalb dieser Zeiten übernimmt das Empfangsteam diese Aufgabe, damit einweisende Ärzte das Sigma-Zentrum jederzeit kontaktieren können.
Wesentliche Aufgabenbereiche der Patientenadministration:
Die Bettendisposition
Der Aufgabenbereich Bettendisposition ist für die Patientenverteilung im Haus zuständig. Hier findet ein regelmäßiger Austausch mit verschiedenen Abteilungen im Haus statt. Patientenverlegungen werden nach Rücksprache mit den Stationen und der Abteilung Reinigung und Hygiene geplant und im System angelegt.
Angehörige unserer Patienten haben, nach Abstimmung mit dem Einzeltherapeuten, die Möglichkeit an Wochenenden in unserer Klinik zu übernachten. Die Zimmer und Beistellbetten werden entsprechend durch die Bettendisposition eingeplant. Auch das Planen von Notfallbetten wird in Absprache mit der Abteilung Reinigung und Hygiene organisiert.
Über die Bettendisposition findet der Erstkontakt mit den Interessierten statt:
- Erfassung der Kontaktdaten des Patienten
- Abklärung des Versicherungsstatus
- Vereinbarung des Aufnahmetermins
Je nach Versicherungsstatus muss bei manchen Versicherungen eine Vorauszahlungsvereinbarung und/oder eine Zuzahlungsvereinbarung berechnet und erstellt werden. Einige Patienten kommen auch als Selbstzahler in die Klinik, diese bekommen einen kompletten Kostenvoranschlag. In den meisten Fällen betrifft dies die gesetzlich Versicherten. Durch die unterschiedlichsten Konstellationen und Zahlungsmodalitäten ist ein enger Austausch mit der Abrechnungsstelle und der Buchhaltung notwendig. Dieser Schritt wird dann auch von der Abteilung Kostensicherung mitverfolgt.
Es werden nicht nur die Aufnahmen geplant, eingeteilt und erfasst, sondern auch die Entlassungsmeldungen, die durch die Therapeuten mitgeteilt werden. Dies ist wichtig, um die künftigen Aufnahmen planen zu können und Engpässe zu erkennen. Dabei wird auch die Kapazität der Wahlleistungsplätze berücksichtigt.
Jeden Morgen findet eine Besprechung mit den zuständigen Ärzten, der Stationsleitung und dem Dienstarzt statt. In dieser Runde werden die Anreisen für den Tag und die Gesamtbelegung besprochen.
Die Kostensicherung
Die Kostensicherung ist für einen reibungslosen Ablauf der Kostenübernahmen sämtlicher Versicherungen und Beihilfestellen aller Patienten zuständig. Es ist sehr wichtig, immer einen Überblick über die laufenden Fälle zu haben und sämtliche Berufsgruppen wie Ärzte, Therapeuten, Abrechnungsstelle und die Sekretariate darüber auf dem Laufenden zu halten. Die Patienten können ebenfalls bei Kostenfragen gerne auf die Mitarbeiter dieser Abteilung zukommen. Es werden sämtliche Angelegenheiten während des Aufenthaltes für die Patienten geregelt, so dass sich diese voll und ganz auf ihre Gesundheit und Therapie konzentrieren können.
Im Einzelnen wird dafür gesorgt, dass die Einweisungsscheine korrekt datiert und formuliert sind. Die Versicherungen werden über die Aufnahmen der einzelnen Patienten mit der Akuteinweisung und einer sogenannten Aufnahmeanzeige informiert.
Eine aktuelle Übersicht der Verlängerungsanzeigen die von den Therapeuten, Ärzten und den Sekretärinnen bearbeitet werden, wird systematisch geführt. Dies ist notwendig, damit stets eine Kontrolle darüber vorhanden ist, ob neue Verlängerungsanträge an die Versicherungen gestellt werden, oder ob die Versicherungen ihre Kostenzusagen noch an die Klinik erteilen müssen.
Der Schriftverkehr mit den Versicherungen und Beihilfestellen, wie z. B. die Kostenzusagen und die Ablehnungsschreiben, werden bearbeitet, erfasst und anschließend an die entsprechenden Abteilungen weitergegeben. Viele Absprachen werden vorab schon telefonisch geklärt, um eine schnellere Bearbeitung gewährleisten zu können. Für jeden Patienten wird nach Aufnahme eine Akte angelegt, in welcher sich die bei der Aufnahme unterzeichneten Dokumente wie der Krankenhausvertrag, die Behandlungsvereinbarung, die Wahlleistungsvereinbarung, Vorauszahlungen, Zuzahlungsvereinbarungen, Betreuer- Urkunden und einiges mehr befinden. Aber auch die Kommunikation vor Aufnahme mit dem Patienten und die Unterlagen der Tarifprüfung, welche die Bettendisposition durchführt, werden darin archiviert.
Die Kostensicherung ist auch für die Einplanung, Aufnahmen und Verwaltung der Tagesklinik-Patienten zuständig.
Das Wahlleistungsmanagement
Das Wahlleistungsmanagement, welches die Chefarztleistung sicherstellt, plant und unterteilt die anreisenden Patienten. Sobald ein Patient die Chefarztleistung mitversichert hat, darf er diese im Sigma-Zentrum auch in Anspruch nehmen. Die Patienten werden nach Abteilung und auch nach Wahlarztkapazitäten eingeteilt. Derzeit verfügt das Sigma-Zentrum über 4 Wahlärzte. Die Therapiekonzeptgebung erfolgt durch die Wahlärzte. Darum ist es schon im Vorfeld wichtig, die Therapiewünsche und Möglichkeit der Inanspruchnahme der Chefarztleistung genau unter die Lupe zu nehmen und bestmöglich zu planen.
Das Wahlleistungsmanagement ist ein Verbindungsglied zwischen der Patientenverwaltung, den Ärzten und Therapeuten und vielen anderen Abteilungen. Die Planung und Unterteilung der Wahlarztpatienten erfolgt täglich, um sofort auf Wünsche oder Änderungen zu reagieren. Dabei ist ein enger Kontakt zu den Ärzten und der Bettendisposition genauso wichtig, wie der rege Austausch mit den Teamsupportern. Diese planen anhand der Zuteilung der Patienten die Therapietermine. Ebenso wichtig ist die enge Zusammenarbeit mit der Abteilung Reinigung und Hygiene sowie mit der Abrechnungsabteilung.
Das Wahlarztmanagement informiert die Wahlarzt-Patienten auch über Abwesenheiten der Wahlärzte und steht bei Fragen bzw. Wünschen bezüglich der Wahlleistung jederzeit zur Verfügung. Somit ist auch ein persönlicher Kontakt zu den Patienten gegeben.
„Als Teamleitung der Patientenadministration kann ich sagen, dass unsere Abteilung ein wichtiger Bestandteil der Klinik ist. Nicht nur, weil wir die erste Anlaufstelle für die Patienten sind, die Kostendeckungen überprüfen und die Chefarztleistungen verwalten, sondern weil wir ein Bindeglied zwischen vielen Abteilungen der Klinik darstellen. Für unsere Arbeitsabläufe ist die Kommunikation (und das auch bereichsübergreifend) ein wichtiger Bestandteil.“
Christin Bruederich
Teamleiterin Patientenadministration
